Caso de Estudio: Soluciones Inalámbricas para Ecopetrol Colombia

Unir diversas modalidades de comunicación en una sola plataforma e integrar nuevos sistemas con equipamiento ya instalado, constituyó un reto para mejorar la calidad de las reuniones de Ecopetrol.

Hasta hace menos de seis meses la sala de reuniones de presidencia de una de las compañías más importantes de Colombia tenía problemas cada semana cuando llegaba la hora de efectuar reuniones con ejecutivos y empresarios locales y extranjeros. Ecopetrol, la principal empresa de explotación petrolera del país, con más de 60 años de historia, no lograba controlar las conferencias a distancia y los asuntos técnicos de las llamadas terminaban convirtiéndose en un dolor de cabeza.

“La sala de reuniones de presidencia de Ecopetrol es muy grande y los equipos de telecomunicación con los que ya contaba el espacio no alcanzaban a suplir las necesidades de cobertura”, explica Andrés Reina, desarrollador de mercado de Yamaki SAS, compañía que ejecutó el proyecto.

Muchas de las reuniones que se ejecutan en la mencionada sala son trascendentales y precisan la mejor calidad en el audio y el video, con el objetivo de evitar malos entendidos o errores en la información. Sin embargo, la cantidad de herramientas y dispositivos que usaban los distintos asistentes hacía muy compleja la comunicación.

Durante las reuniones se unen tres sistemas distintos, dependiendo de las preferencias de uso de cada persona. En primer lugar, algunos asistentes se conectan a través de salas remotas que tienen videoconferencia. En segundo lugar, se encuentran los ejecutivos que se unen a la reunión por medio de su computador personal y utilizan programas como Skype; y, finalmente, están los ejecutivos que se conectan por teleconferencia.

“De tal manera que uno de los desafíos de este proyecto fue poder unir estas tres opciones de comunicación en una sola plataforma. Y un reto no menor fue integrar esta solución con la infraestructura y el equipamiento que el cliente ya tenía instalado en la sala”, comenta Reina.

Además de las condiciones de compatibilidad e integración, la compañía hizo algunos requerimientos adicionales, entre ellos que el sistema fuera elegante, estético e inalámbrico para no perforar la mesa ni hacer trabajos de tubería para distribución de cableado. Que no hubiera interferencia de radiofrecuencia y que se tuviera en cuenta el rendimiento de las baterías.

Solución

A partir de unos requerimientos claros y después de un estudio de las condiciones locativas, la empresa instaladora fue cuidadosa al elegir los productos más convenientes y que cumplieran con cada necesidad del cliente.

“Debimos hacer una base de datos del equipamiento que ya estaba instalado en la sala, validar los productos que podíamos ofertar y analizar la compatibilidad entre los equipos viejos y los nuevos. Una de las ventajas competitivas de Shure, además de la calidad, es su capacidad de integración con las marcas que estaban previamente instaladas en la sala. De tal manera que, a través de un procesador de audio para teleconferencia igualmente compatible con ambas marcas, logramos integrar ambas tecnologías. Finalmente, diseñamos un diagrama de conexiones y un flujo de señal para establecer de qué manera el procesador se encargaría de administrar todas esas señales para que realmente pudieran convivir como un solo sistema”, detalla Andrés.

Tal y como lo señala Alexander Santos, asesor comercial en el Área Corporativa para Yamaki SAS, para este proyecto se implementaron ocho equipos de microfonía MXW de Shure, línea que cumplía con la lista de requerimientos y necesidades del cliente: siete micrófonos de mesa MXW6 (equipos de superficie inalámbricos de bajo perfil que permiten una ubicación flexible para servir a uno o varios oradores) y un micrófono MXW1 (transmisor de cuerpo compacto con micrófono omnidireccional que puede ser llevado en el bolsillo de una camisa, recibe conexión de micrófono externo e incluso tiene clip para llevarlo en el cinturón). Para la interfaz de red de audio de digital a análogo se eligió un sistema MXWANI8, ideal para conectar sistemas inalámbricos y distribuir redes audiovisuales en salas de conferencias. Además se utilizó una estación de carga MXWNCS8 que complementa muy bien la estética de las salas de conferencias al permitir que los componentes de los sistemas inalámbricos se carguen sin enredos de cables. Finalmente, se utilizó un transmisor-receptor de punto de acceso MXWAPT8 que garantiza la nitidez de las frecuencias en los sistemas inalámbricos.

Resultados

Las integraciones en las que se implementan sistemas viejos y nuevos, y marcas variadas, traen consigo diversas complejidades. Sin embargo, el instalador resolvió cada paso de forma efectiva.

De manera previa a la instalación, la compañía requirió una demostración para estar seguros de la funcionalidad de los productos elegidos. Ese paso fue un éxito. Inmediatamente decidieron trabajar con Shure.

“Tanto antes de la instalación como durante la misma, fue necesario hacer reuniones y comités con las empresas que habían dotado previamente la sala con el objetivo de validar nuevas entradas de audio que se requerían y resolver asuntos de funcionalidad de los sistemas, entre otros temas”, comenta Reina.

En este proyecto el trabajo conjunto y en equipo fue fundamental para tener un sistema funcional y de calidad. Solo quedaba hacer las pruebas finales y todo salió perfectamente. “La experiencia con el cliente ha sido interesante porque cuando el resultado es transparente para el cliente y el uso de los equipos se vuelve algo cotidiano, ello nos indica que su experiencia es positiva”, concluye Santos.